U każdego z nas w głowie rodzą się pomysły, które chcielibyśmy odzwierciedlić w rzeczywistości. Niezależnie od tego, czy działamy np. w dużych miejskich organizacjach pozarządowych czy działamy w małych lokalnych kołach gospodyń wiejskich. Osoby, które działają aktywnie na rzecz swoich środowisk chcą je ciągle rozwijać i niwelować zaobserwowane bariery. Będąc osobiście zaangażowanym w dane środowisko szybko zauważamy pewne problemy, które chcielibyśmy usunąć. Widząc to co nas otacza, mamy pomysły jak to zmienić. Zmiana jest wynikiem jakiegoś działania, którym bardzo często jest projekt. Część trudności i barier możemy zniwelować bez ponoszenia środków wykorzystując wyłącznie własne siły i zasoby. Są jednak i takie bariery, które przełamać możemy jedynie z wykorzystaniem funduszy, które pozwoliłyby na osiągnięcie zaplanowanego sukcesu. Same środki finansowe stanowią jednak tylko środek do osiągnięcia celu.
Przed rozpoczęciem poszukiwania zewnętrznych środków finansowych ważne jest dopilnowanie kilku kwestii, które pozwolą nam lepiej się przygotować do złożenia wniosku w wybranym przez nas konkursie.
Diagnoza potrzeb
Podstawą jest odpowiednia diagnoza potrzeb środowiska, na rzecz którego planujemy zrealizować projekt. Warto się dokładnie zastanowić i przeanalizować, czy to co chcemy zrobić jest naprawdę potrzebne. Porozmawiajmy o tym z naszymi sąsiadami, koleżankami i innymi potencjalnymi odbiorcami. Ustalmy nasze cele i planowane działania. Pozwoli nam to zweryfikować, czy to co planujemy zrobić jest faktycznie potrzebne oraz czy podobny projekt nie jest już realizowany. Jeśli na etapie takiej analizy dojdziemy do wniosku, że nasz pomysł jest nietrafiony to nie zniechęcajmy się. Warto wówczas zastanowić się nad ewentualną modyfikacją naszego projektu i dostosowaniem go do potrzeb wynikających z analizy.
Poszukiwanie źródła finansowania
Gdy dokonamy już analizy zweryfikujmy, jakie mogą być źródła finansowania naszego pomysłu. Sprawdźmy, czy może on zostać sfinansowany np. ze środków gminy, województwa czy innych środków grantowych. W tym celu warto wykorzystać także portale internetowe (np. www.fundusze.ngo.pl), na których można uzyskać informacje o aktualnie obowiązujących konkursach. W sytuacji, gdy mamy trudności ze znalezieniem informacji o konkursach lub gdy nie mamy doświadczenia w przygotowywaniu wniosków i jest to nasz pierwszy projekt – warto skorzystać z usług lokalnego Centrum Wsparcia Organizacji Pozarządowych, które z pewnością pomoże nam uzyskać niezbędne informacje. Eksperci w większości przypadków pomogą nam znaleźć konkurs oraz zweryfikują, czy będziemy spełniać niezbędne kryteria do uczestnictwa w danym konkursie.
Na tym też etapie dokonajmy analizy, czy nasz pomysł jest adekwatny do naszych możliwości. Jest to czas aby zweryfikować, czy posiadamy niezbędne kompetencje oraz zaplecze do realizacji działań. W niektórych ogłoszonych konkursach niezbędne jest zapewnienie wkładu własnego – osobowego, rzeczowego lub nawet finansowego – należy w związku z tym sprawdzić czy możemy spełnić warunki. W sytuacji gdy podejrzewamy, że organizacja w jakimś elemencie posiada braki lub nie spełnia wymogów sprawdźmy, czy nie możemy ich uzupełnić przed złożeniem wniosku.
Współpracuj na etapie konstruowania wniosku
Przygotowanie wniosku, który będzie miał duże szanse na dofinansowanie wymaga dużo czasu i pracy. Oczywiście, wraz z kolejnymi złożonymi wnioskami nasze doświadczenie jest większe i kolejne wnioski jesteśmy w stanie przygotować szybciej. Warto jednak przygotowywać projekty i wnioski projektowe w większym gronie. Idealna sytuacja występuje wówczas, gdy mamy możliwość stworzenia zespołu, który wspólnie będzie opracowywać projekt i zaplanuje jego szczegóły. Przygotowywanie wniosku w większym gronie pozwala na jego bieżące konsultowanie i wzajemne się inspirowanie. Pamiętajmy, że wypełnienie i złożenie wniosku stanowi ostatni etap naszej pracy nad projektem. Aby dobrze przygotować wniosek projektowy należy się do niego starannie przygotować, co może potrwać nawet kilka tygodni. Na podstawie własnego doświadczenia oraz innych osób przygotowujących wnioski, można stwierdzić, że pisanie projektu bez odpowiedniego przygotowania oraz na ostatnią chwilę skutkuje błędami w diagnozie potrzeb, niespójnością w opisie działań i rezultatach oraz niedoszacowaniem pozycji budżetowych. Starajmy się w związku z tym nie decydować się na pisanie projektu „za pięć dwunasta”, gdyż nawet w przypadku uzyskania dotacji będziemy mogli zderzyć się z problemami na etapie realizacji.
Unikaj błędów
Podczas przygotowania wniosku projektowego bardzo ważne jest dokładne zapoznanie się z regulaminem konkursu, wytycznymi podmiotu ogłaszającego konkurs oraz innymi dokumentami zawierającymi zbiór zasad i reguł, które musi spełnić wnioskodawca. W przypadku, gdy dostępna jest karta oceny merytorycznej i formalnej – również postarajmy się z nią zapoznać. Warto wykorzystać ją przed samym złożeniem, aby zweryfikować czy niczego nie pominęliśmy i na wszystkie punkty z karty oceny udzieliliśmy we wniosku informacji. W razie wątpliwości na etapie przygotowywania projektu warto skontaktować się z osobą do kontaktu z ramienia instytucji organizującej konkurs. Pomoże ona uzyskać nam odpowiedzi na pytania, na które nie znajdziemy odpowiedzi w regulaminie konkursu. Zwracajmy szczególną uwagę na unikniecie błędów formalnych. Tego rodzaju błędy w zdecydowanej większości przypadków wykluczają projekt z oceny merytorycznej. Powoduje to bardzo dużą irytację, gdy praca, którą wykonaliśmy nie została nawet oceniona pod względem jakości pomysłu czy planowanych działań. Zwróćmy w związku z tym szczególną uwagę, czy do wniosku dodaliśmy wszystkie niezbędne załączniki wymagane przez regulamin (np. statut) danego konkursu. Zachęcamy także, aby pilnować by nasz wniosek został złożony w odpowiedniej formie i w terminie.
Oczekiwanie na wyniki i możliwość realizacji projektu
Po złożeniu wniosku następuje etap oczekiwania. Zazwyczaj ocena przebiega w dwóch etapach – oceny formalnej oraz oceny merytorycznej. W niektórych konkursach, w przypadku wystąpienia błędu formalnego, istnieje możliwość odwołania i wyjaśnienia uwag eksperta. Z doświadczenia wiemy, że etap oczekiwania jest bardzo męczący, gdyż żyjemy jednocześnie ogromną nadzieją na możliwość sfinansowania naszego pomysłu, ale jednoczenie niepewnością czy nasza praca na etapie przygotowywania wniosku nie pójdzie na marne. W końcu jednak przychodzi dzień wyników i możemy zweryfikować listy rankingowe konkursu, na który złożyliśmy nasz wniosek. Jeśli nasza praca zakończy się sukcesem i znajdziemy się na liście projektów dofinansowanych to możemy się cieszyć. Nie zapomnijmy wówczas o chwili na celebrację naszego sukcesu i podzielenie się dobrą nowiną z osobami, które pomogły nam w przeniesieniu pomysłu na wniosek projektowy. Pamiętajmy jednak, że dofinansowanie to dopiero początek przygody z projektem. Jednak dobrze przygotowany wniosek, odpowiednio zaplanowane rezultaty, działania czy budżet ułatwią nam realizację projektu i pozwolą go zrealizować bez zbędnych trudności.
W sytuacji jednak, gdy znajdziemy się w gronie projektów niezakwalifikowanych do dofinansowania nie zniechęcajmy się. Zapoznajmy się z kartą oceny merytorycznej, sprawdźmy co możemy poprawić i na co zwrócić uwagę na przyszłość. Spróbujmy swoich sił w innym konkursie lub w kolejnej edycji danego programu.
Agnieszka Siewko – Fundacja OKNO NA WSCHÓD, absolwentka studiów podyplomowych na kierunku Coaching i mentoring, mentor, doradca zawodowy, koordynator i menager ds. projektów