Koło Gospodyń Wiejskich jest organizacją społeczną, mającą swoją nazwę, strukturę, numer w rejestrze. Dzięki temu można funkcjonować, ale czym byłyby osiągnięcia naszego Koła, gdyby nie tworzący je ludzie. To ich czas, zapał, pomysłowość i odpowiedzialność za wykonywane zadania budują trwałość i sukces całej organizacji.
Nie bez kozery w tym właśnie miejscu pojawia się słowo „zadanie”. KGW jest bowiem właśnie zespołem zadaniowym: grupą osób, które starają się osiągać wspólne cele w pewnym procesie, opierając się o przyjęte w tej grupie normy i zasady, będąc przy tym w jakichś relacjach do siebie, czy też poszukując wyrazistej liderki, zdolnej pokierować tak różnymi osobami.
Jeśli nie uświadomimy sobie, że powodzenie naszych planów zależy od umiejętnego budowania naszej grupy, to realizacja poszczególnych zadań i pomysłów będzie napotykać na niezrozumiałe bariery, a w Kole narastać będą napięcia i konflikty między ludźmi. Naturalnie, nie zawsze mamy czas i możliwości, aby szczegółowo zgłębiać to zagadnienie. Jednak kilka słów podpowiedzi w połączeniu z posiadanym życiowym doświadczeniem i zdrowym rozsądkiem powinno wystarczyć do zrozumienia i właściwego wykorzystania podstawowych elementów budowania zespołu. Wówczas dalsze funkcjonowanie Koła może być znacznie łatwiejsze, pojawi się też lepsza komunikacja, wzajemne zrozumienie i zaufanie.
Wiemy już, że w naszych organizacjach umiejętność tworzenia i zarządzania grupą zadaniową pełni ważną rolę. Jak zatem budować skutecznie działający zespół, który będzie chciał długofalowo ze sobą współpracować? Pomoże nam w tym obserwacja jakiejkolwiek grupy zadaniowej, zacznijmy od najbliższej nam, czyli Koła. Powinniśmy dość szybko zauważyć, że w funkcjonowaniu naszej organizacji wszystko się dzieje na dwóch płaszczyznach, które wzajemnie się ze sobą zazębiają i mają zasadnicze znaczenie dla powodzenia naszych planów.
Pierwsza z nich to perspektywa związana z realizacją zadań i osiąganiem celów. Druga to perspektywa procesu: cała sfera relacji międzyludzkich, motywacji do wykonania zadania, tzw. atmosfery w Kole. Warto to zapamiętać, bowiem często w codziennym funkcjonowaniu Koła całą uwagę przywiązujemy do podejmowanych działań, zupełnie zapominając, że mają one miejsce w procesie grupowym, mającym niebagatelne znaczenie dla osiągnięcia zamierzonych celów. Dlatego tak ważne jest znalezienie równowagi pomiędzy perspektywą realizacji zadań – związaną z planowaniem, wyznaczaniem i podejmowaniem się zadań, oceną naszych wysiłków i sukcesów (bądź trudności) – a perspektywą związaną z zespołem, z dbaniem o morale i motywację osób, z poszukiwaniem wspólnych wartości i zasad.
Przechodzimy zatem do wskazania podstawowych kwestii związanych z perspektywą grupy. Możemy wyróżnić kilka elementów szczególnie ważnych dla rozwoju i spójności zespołu tworzącego nasze Koło:
ROZWÓJ, WSPARCIE I JEDNOŚĆ ZESPOŁU
Rozwój grupy jest podstawowym elementem rozwoju organizacji. Należy przy tym odróżnić rozwój zespołu Koła Gospodyń Wiejskich jako całości i rozwój indywidualny poszczególnych członkiń i członków. Konieczne jest zatem wytworzenie wspólnej wizji. Jest to niezwykle ważny, właściwie podstawowy czynnik sprzyjający budowaniu zespołu Koła i efektywnemu współdziałaniu jego członków i członkiń. Wizja nadaje kierunek i daje zapał do pracy: „Trzeba rozruszać naszą wieś”, „Więcej spotkań”, „Musimy pokazać, co potrafimy” – to są przykłady pewnej wizji. Musi ona jednak dość szybko zostać przekształcona w konkretne cele, inaczej stanie się po prostu marzeniem. Cele w odczuciu członkiń i członków powinny być postrzegane jako realne, czyli możliwe do osiągnięcia oraz atrakcyjne społecznie i prestiżowe. Jeżeli jako grupa potrafimy wyznaczać tego typu cele oraz skutecznie je realizować, mamy dużą szansę na to, aby nasze Koło stało się – dla siebie samych oraz w oczach innych – grupą wartościową i atrakcyjną, zdolną przyciągać nowe osoby (ale też darczyńców, sponsorów, partnerów).
Zrealizowane cele, czyli rezultaty działań grupowych, powinny być dumą naszej organizacji. Można to nazwać zespołową potrzebą sukcesu. Sukcesy są akumulatorem zespołu, ładują go nową energią i zapałem, pozwalają na budowanie swej wartości. Jest niezwykle trudno utrzymywać stałą, wysoką efektywność i gotowość do działania, gdy zapominamy o radości z wyników, jakie udało nam się osiągnąć do tej pory. Stąd spotkania Koła od czasu do czasu powinny być poświęcone jakiemuś okresowemu podsumowaniu i świętowaniu zrealizowanych celów. Zdajemy sobie sprawę z tego, że w ramach naszych spotkań często świętujemy różne rocznice, wydarzenia, okazje. Tutaj jednak zwracamy uwagę na osiągnięte efekty naszych działań i pokazanie, że udział każdej osoby z naszego Koła przyczynił się do zrealizowania wspólnych planów. Pomoże to zrozumieć, jak mocno mojej osobiste cele związane z udziałem w KGW połączone są z celami całej grupy.
Kolejny istotny czynnik wzmacniający wspólnotę naszych członkiń i członków to wysokie standardy i normy grupowe. Może to być lojalność wobec wszystkich członków i członkiń, odpowiedzialność w realizacji zadań czy też wzajemne wspieranie się i pomoc, co jest szczególnie ważne w sytuacjach trudnych. Przestrzeganie norm tworzy uczucie jedności i wspólnoty, daje poczucie oparcia i bezpieczeństwa, co jest szczególnie poszukiwane w obecnym czasie gwałtownych zmian, niepewności, wzrostu napięć. Zaspokaja to również naturalną potrzebę przynależności do zespołu, z którym możemy się w pełni identyfikować. O wartościach, które są dla nas wspólne i o normach, którymi powinna kierować się nasza grupa należy od czasu do czasu porozmawiać, niekoniecznie jednak poświęcając temu całe spotkanie – z pewnością trzeba to jednak zrobić, gdy pojawi się jakaś sytuacja trudna, konfliktowa. Szukamy wówczas najszerszego wspólnego mianownika dla naszych zróżnicowanych opinii, poglądów, zdań. Dzięki rozmowie o zasadach i normach, które nas łączą tworzymy przyjazne dla ludzi środowisko, w którym mogą realizować swoje pasje w przyjaznym otoczeniu innych osób.
Ostatni element, który warto wyróżnić, to nowe wyzwania i innowacje. Są one niezbędne, by Koło nie popadło w stagnację i marazm. Musimy być w ciągłym ruchu, nieustannie iść naprzód, realizować nowe cele i pokonywać nowe progi. Naturalnie, bez przesady – to wszystko ma rozwijać nasze Koło, ale też sprawiać dużą osobistą satysfakcję jego członkiniom i członkom na miarę ich czasu, sił, możliwości.
MOTYWACJA I ZAANGAŻOWANIE
Motywacja to delikatny obszar, który można określić zdaniem: „żeby ludziom chciało się chcieć”. Na motywację składa się wiele elementów. Szczególnie ważne jest to, czy w naszym Kole członkinie i członkowie są wystarczająco doceniane za to, co robią i czy czują się potrzebni. Poczucie docenienia przekłada się bezpośrednio na zaangażowanie ludzi i ich chęć do pracy. Należy przy tym widzieć w członkach i członkiniach niepowtarzalne, indywidualne osoby o różnorodnych predyspozycjach, umiejętnościach i doświadczeniach życiowych. Ważne jest, aby dostrzec i wydobyć mocne strony poszczególnych jednostek i oprzeć się na nich w procesie osiągania celów naszego Koła. Najłatwiej to osiągnąć proponując określonym osobom realizację konkretnych zadań, zgodnych z ich możliwościami. Takie podejście sprawia, że ludzie będą robić to, na czym najlepiej się znają, w czym najlepiej mogą się realizować, co daje im największą satysfakcję. Być może niektórzy z nich poszukują nowych wyzwań, przekraczających ich dotychczasowe doświadczenie – idźmy za nimi, zaufajmy, ale przy tym wspierajmy i obserwujmy, okazując pomoc w trudniejszych sytuacjach.
W codziennej pracy naszego Koła nie zapominamy o stosowaniu różnego typu wzmocnień pozytywnych, czyli po prostu nagród. Wyróżnienia jednak mają dla ludzi silnie emocjonalny charakter: często są traktowane nie tylko jako ocena ich działania, ale głównie jako ocena osoby. Źle dobrana nagroda (pod względem formy czy wartości) może zrobić więcej złego niż dobrego, dlatego należy tutaj wykazać sporo taktu. Zdecydowanie jednak powinno się chwalić ludzi nawet za najmniejsze osiągnięcia, wspierać ich, dodawać odwagi i pomagać przekraczać kolejne granice – wydobywać z ludzi to, co w nich najlepsze. Gdzie mają prawo oczekiwać takich pozytywnych „głasków”, jeśli nie w naszym Kole.
SYTUACJE TRUDNE, KONFLIKTOWE
Sytuacje konfliktowe są w zasadzie nieodłącznym atrybutem życia każdej grupy. Zdarzają się i będą się zdarzać i w naszym Kole, ale powinniśmy je traktować jako coś naturalnego. Konflikty zawczasu zauważane, traktowane od początku poważnie i odpowiednio naświetlone mogą nawet stać się czynnikiem pozytywnej zmiany. Dopiero duża liczba takich trudnych sytuacji wskazuje na istnienie jakichś realnych nieprawidłowości w funkcjonowaniu zespołu.
Rozwiązywania konfliktów prowadzi do ich przezwyciężenia oraz utrzymania pozytywnych stosunków pomiędzy osobami tworzącymi nasze Koło. Wymaga to jednak konfrontacji z osobami zaangażowanymi w konflikt: w rozmowie bezpośredniej należy ujawnić problemy i dokonać rozróżnienia między opiniami tych osób po to, by zrozumieć, w jaki sposób ludzie postrzegają daną sprawę. Roli osoby pomagającej rozwiązać konflikt powinna podjąć się liderka Koła lub ktoś spośród członkiń i członków, kto posiada autentyczny, choć nieformalny autorytet. Prowadząc rozmowę z osobami uwikłanymi w sytuację konfliktową warto wykorzystać pomocne w takiej sytuacji wskazówki:
- oddziel osoby od problemu, zadbaj, by dyskusja koncentrowała się na zagadnieniach związanych z działaniem w Kole, a nie na charakterach ludzkich
- postaraj się dotrzeć do prawdziwego źródła problemu po to, by zrozumieć, co jest jego istotą (np. czy jest spór o ograniczone zasoby, czy o brak czasu)
- nadaj rozmowie taką strukturę, by racja nie została przyznana tylko jednej stronie; postaraj się stworzyć sytuację, w której nie ma wygranych i przegranych
- każda sytuacja jest jedyna w swoim rodzaju – zdecyduj, czy konflikt należy zignorować, załagodzić czy też bezpośrednio się nim zająć
Nierozwiązane konflikty wśród członkiń i członków Koła hamują współpracę i rozwój, stają się źródłem frustracji, ale też poczucia marnowania czasu na spotkania przebiegające w jakiejś nieprzyjemnej, napiętej atmosferze.
PODEJMOWANIE DECYZJI W GRUPIE
Włączanie członkiń i członków w podejmowanie decyzji o funkcjonowaniu Koła kształtuje odpowiedzialność – nie tę wymuszoną, lecz autentyczną, wypływającą z przekonania, że robimy coś istotnego, a co najważniejsze – coś własnego. Oczywiście decyzje powinny być podejmowane odpowiednio w powiązaniu ze strukturą organizacyjną Koła. Wiąże się to z pojęciem delegowania uprawnień – czyli dopasowania i określenia, kto odpowiada za dany typ decyzji i kto powinien być w nią włączony.
Trzeba też pamiętać, że Koła działają w różnych fazach – są dopiero powstałe, są też bardziej okrzepłe i doświadczone, są i takie, które przeżywają kryzys. Dlatego z kilku rodzajów podejmowania decyzji musimy wykorzystać ten, który najbardziej pasuje do danej fazy rozwoju naszego Koła oraz do stopnia trudności danego problemu:
- decyzja autorytarna, która przydaje się, gdy Koło jest w kryzysie, ale staje się niezwykle szkodliwa w dalszej perspektywie rozwoju naszej grupy („zdanie lidera jest najważniejsze”)
- decyzja demokratyczna, w której większość ma rację: metoda ta zagraża przegranej w głosowaniu mniejszości, ale czasem musi być zastosowana, choć jest nadużywana („nie ma czasu na dyskusje – głosujmy!”)
- decyzja w oparciu o konsensus – warto poświęcić więcej czasu, aby decyzja była jednomyślna, oparta na argumentowaniu, przekonywaniu się i dochodzeniu do wspólnych wniosków
Mam nadzieje, że te wstępnie zarysowane podpowiedzi związane z tworzeniem zgranej i efektywnie działającej grupy staną się inspiracją dla dalszych poszukiwań w tym obszarze. Z pewnością uświadomienie sobie, że nie tylko osiągamy cele, ale robimy to w pewnym procesie „dziania się” między ludźmi powinno zachęcić nas do podejmowania i tej tematyki w trakcie spotkań i rozmów w gronie członkiń i członków naszego Koła.
Zbigniew Wejcman – od 1993 r. pracuje w Biurze Obsługi Ruchu Inicjatyw Społecznych BORIS jako doradca, trener oraz animator. Pomaga w tworzeniu organizacji pozarządowych, przedsiębiorstw społecznych, partnerstw lokalnych. Autor i współautor ponad 50 książek, uhonorowany Krzyżem Zasługi i tytułem „Zasłużony dla Warszawy”.