Koło Gospodyń Wiejskich to nie tylko forma prawna funkcjonowania grup mieszkańców, ale też żywy organizm złożony z ludzi, ze wszystkimi emocjami i potrzebami, działający w konkretnym środowisku, wśród innych organizacji, grup nieformalnych, mieszkańców. Warto w tym kontekście pamiętać, że to jak zbudujemy sobie relacje z otoczeniem znacząco może wpływać na skuteczność naszych działań. Niniejszy artykuł może być wsparciem w procesie planowania czy realizowania działań Koła w tym obszarze.
Zacznijmy od dużego „C”, czyli elementów zarządzania strategicznego organizacji, a więc wizji, misji i wartości. To tak naprawdę odpowiedzi na pytania:
– gdzie działamy?
– komu służymy?
– dlaczego istniejemy?
– co nas wyróżnia spośród innych organizacji?
Bardzo często w radości bycia razem, podejmowaniu działań na rzecz społeczności, zakładamy że „wszyscy przecież wiedzą”. To złudne wrażenie, często oznacza, że nie tylko nie dbamy o jasną informację na zewnątrz, ale też dziwimy się gdy inni mieszkańcy postrzegają nas, jak „grupę wzajemnej adoracji”, czy „baby co to zamknęły się w świetlicy i gotują, nie widomo za czyje”. W naturalny sposób ludzie uzupełniają sobie obraz po swojemu, jeżeli nie mogą zobaczyć całości. Za wizerunek Koła możemy być odpowiedzialni i kształtować go zgodnie z naszą opowieścią, ale trzeba ją najpierw stworzyć. Wówczas może się okazać, że nie tylko bardziej świadomie będziemy budować relacje z otoczeniem, ale i wewnątrz zespołu będzie łatwiej o zgodę co do kierunku podejmowanych działań.
Zdefiniowana wizja jest jak kompas, daje kierunek i orientację, jest źródłem inspiracji i motywacji. Wizja jest też dalekosiężnym wyobrażeniem, czym organizacja chce się stać w przyszłości, do jakiego stanu chce dążyć w sposób długofalowy nawet w perspektywie kilku czy kilkunastu lat. Wypracowanie takiej wizji i jej upublicznienie, to także okazja, by poinformować o tym „świat”, świadomie pozyskiwać fundusze, szukać sojuszników.
Bardzo często pracy nad wizją, towarzyszy definiowanie wartości organizacji. To zestaw wspólnych cech, które charakteryzują zachowania, postawy oraz determinują działania poszczególnych osób w organizacji, a tym samym często stanowią kryteria podejmowania decyzji i dokonywania wyborów. To narzędzie wspierające relacje w zespole, ale też składowa budowania relacji z otoczeniem. To dobrze, gdy nasi sąsiedzi czy partnerzy wiedzą w oparciu o jakie wartości działamy, jak funkcjonujemy. Wiele podręczników zarządzania organizacją, określają wartości organizacji jako jej swoiste DNA, które nie tylko pozwala zachować spójność grupy, ale ma też wpływ na to jak współpracujemy z innymi, jakie decyzje czy działania podejmujemy. System wartości organizacji daje pewność, że dokonując wyborów kierujemy się jasnymi, wspólnie wybranymi zasadami. To element integrujący zespół, ale może mieć też ogromne znaczenie w sytuacji gdy zależy nam na nowych członkach. Każdy kto chce dołączyć do zespołu, ma szansę zdecydować czy wizja Koła, jego wartości są mu bliskie, czy je akceptuje. To czynnik wspierający sytuacje trudne, profilaktyka konfliktu, drogowskaz w tej szybkiej, zmiennej, pełnej wyzwań rzeczywistości.
O misji, wartościach i celach działania warto informować „sąsiadów” czyli inne organizacje, władze gminy, mieszkańców. Komunikowanie się z otoczeniem pozwala Kołu na informowanie o tym, co robi, poznawanie potrzeb społeczności, zdobywanie wsparcia dla swoich działań, budowanie zaufania. Zachęcam do tego, by każde Koło sprawdziło czy i w jaki sposób buduje relacje, jak komunikuje się na zewnątrz, jakimi metodami Koło zachęca do włączania się w prowadzone przez siebie działania. Pod wieloma względami organizacja jest opowieścią, którą ludzie przekazują sobie mówiąc o tym dlaczego dane Koło działa, co robi. To opowieść, która motywuje członków, przyciąga nowe osoby, generuje sprzymierzeńców, może mieć też znaczenie przy pozyskiwaniu środków.
Wśród miejskich organizacji pozarządowych upowszechnia się standard rekomendujący, by każda organizacja miała własną stronę internetową. Nie chodzi jednak o to, by powielać konkretne działania z zakresu zarządzania relacjami z otoczeniem, a raczej świadomie dostosowywać narzędzia do lokalnej specyfiki. Warto zadbać, by informacja o Kole była dostępna na publicznych stronach www, np. gminy, czy domu kultury. Jeżeli w danym sołectwie skutecznie działa tablica ogłoszeń, to te proste narzędzie też wystarczy. W zależności od ilości miejsca wizytówka taka powinna zawierać od najważniejszych danych kontaktowych, informacji o celach, czy terminie spotkań, po statut, czy podstawowe informacje o działaniach. Czynności, które są w zasięgu każdego w zasadzie Koła, budują zaufanie i dobry wizerunek. Ma to szczególne znaczenie, gdy organizacja pozyskuje środki publiczne, stając się niejako podmiotem zaufania publicznego.
Konkretnym narzędziem wspierającym budowanie kontaktów może być nazwa Koła. Coraz częściej oprócz nazwy gminy, miejscowości czy sołectwa widać nazwę własną. Czasem nazwa ma charakter symboliczny, odnosi się do potencjałów danego miejsca, wartości przyświecających członkiniom i członkom, czy wskazuje zakres działania. Celem nazwy jest odróżnienie się od innych podmiotów, działających na tym samym terytorium, w tym samym czasie, ale także tych oferujących podobne produkty lub usługi. To właśnie produkt czy usługa może być powiązany z nazwą, by wzmocnić narzędzia promocji i metody dotarcia do klientów, wyróżniając ofertę Koła od konkurencji. Mapowanie zasobów i potencjałów bywa sprzymierzeńcem w poszukiwaniach tej właściwej. Bardzo wpisuje się to w specyfikę działań kół gospodyń wiejskich, które z założenia dbają o podtrzymywanie i promowanie lokalnej tradycji i kultury.
Drugim ważnym kierunkiem działania Kół jest podejmowanie działań na rzecz aktywizacji i integracji społeczności. A to zdecydowanie łatwiej zrobić, gdy mamy dobre relacje z ochotniczą strażą pożarną, lokalnym odziałem związku emerytów, filią biblioteki, domem kultury, wójtem, sołtysem czy zwyczajnie mieszkańcami. Badania naukowe pokazują, że dobre relacje z innymi są jednym z ważniejszych elementów wpływających na nasze zadowolenie z życia, a bardzo często zapominamy, że te relacje w dużej mierze zależą od nas. Warto zwrócić uwagę na aktywność Koła w tym zakresie. Naturalny potencjał do zbudowania dobrych relacji ma każde Koło, bo badania naukowe potwierdziły również, że najprostszy sposób okazywania akceptacji drugiej osobie to uśmiech. Wystarczy zatem uśmiechać się do siebie za każdym razem, gdy się mijamy. To nie tylko łatwe, to także skuteczne.
Natłok zadań, często brak doświadczenia w zarządzaniu organizacją, wyzwania związane z zawiłościami księgowymi i prawnymi, wielość działań, nierówna aktywność członków Koła, sprzyja skupieniu się na bieżących czynnościach i relacjach wewnątrz grupy, zaniedbując dbałość o „sąsiadów”. Warto jednak pamiętać, że komunikacja organizacji z otoczeniem, przekłada się na bardzo wymierne korzyści. Koło wzmacnia swoją wiarygodność, nawiązuje trwałe relacje z władzami lokalnymi, ma szansę pozyskać partnerów, zainteresować media, sponsorów i zwiększyć aktywność mieszkańców.
Aaaach… i na koniec – budowanie relacji, także z otoczeniem, jest jak pielęgnowanie ogrodu – nie wystarczy raz posadzić, trzeba stale podlewać.
Agnieszka Otapowicz – animator, facylitator, ukończyła studia podyplomowe z kierowania procesami edukacyjnymi w obszarze rewitalizacji, przedsiębiorczości, samorządności lokalnej. Pracuje w Ośrodku Wspierania Organizacji Pozarządowych w Białymstoku, współpracuje jako tutor ze Szkołą Liderów w ramach programu Liderzy PAFW, trener modelu współpracy administracji publicznej z organizacjami pozarządowymi. Edukator z pasją, wierzy w ludzi i w to, że w to że tkwi w nich siła, którą wystarczy odkrywać i wspierać, by zmieniać świat.