Procedura zgłoszenia zbiórki publicznej
Zgłoszenie zbiórki jest jednym z niezbędnych elementów do uzyskania możliwości przeprowadzenia zbiórki przy czym samo zgłoszenie nie wystarczy. Zgodnie z art. 5 ust. 1 u.z.p.z.p.: „Zbiórka publiczna może zostać przeprowadzona po jej zgłoszeniu przez organizatora zbiórki i zamieszczeniu informacji o zgłoszeniu przez ministra właściwego do spraw administracji publicznej na ogólnopolskim elektronicznym portalu zbiórek publicznych, zwanym dalej „portalem zbiórek publicznych”. Także oprócz przesłania zgłoszenia również minister właściwy do spraw administracji publicznej musi zamieścić stosowną informację w portalu zbiórek publicznych i dopiero wtedy można rozpocząć prowadzenie zbiórki, w przeciwnym wypadku możemy się narazić na prowadzenie zbiórki publicznej bez zgłoszenia i tym samym odpowiedzialność na kanwie Kodeksu wykroczeń. Co warto zaznaczyć dopuszczalne jest prowadzenie więcej niż jednej zbiórki publicznej.
Formy zgłoszenia zbiórki publicznej
Zgłoszenia zbiórki publicznej można dokonać w dwóch formach:
– w formie elektronicznej za pośrednictwem portalu zbiórek publicznych – przy formie elektronicznej osoba uprawniona do reprezentowania organizatora zbiórki opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym uzupełnione zgłoszenie;
– w formie papierowej – przy tej formie osoba uprawniona do reprezentowania organizatora zbiórki opatruje własnoręcznym podpisem uzupełnione zgłoszenie.
Wymogi zgłoszenia zbiórki publicznej
W przypadku każdej formy zgłoszenia zbiórki publicznej należy podać takie informacje jak:
– cel zbiórki publicznej;
– dane organizatora zbiórki:
- a) nazwę podmiotu, oznaczenie siedziby oraz numer wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego lub innego rejestru np. KRKGW, numer identyfikacji podatkowej (NIP) lub numer identyfikacyjny REGON – w przypadku organizatora, o którym mowa w art. 3 pkt 1 i 2 (tj. organizacja pozarządowa lub podmiot, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie);
- b) imiona i nazwiska członków komitetu społecznego, ich adresy zamieszkania, numery PESEL, a w przypadku gdy członek komitetu nie ma numeru PESEL, serię i numer dokumentu potwierdzającego jego tożsamość – w przypadku organizatora, o którym mowa w art. 3 pkt 3 (komitet społeczny);
– dane, osoby uprawnionej do reprezentowania organizatora zbiórki – te same dane jak w przypadku członka komitetu społecznego;
– sposób prowadzenia zbiórki publicznej – np. zbiórka do puszek, skarbon itp.;
– miejsce prowadzenia zbiórki publicznej – przy czym nie musi to być konkretna ulica, czy miasto i może to być gminy, powiaty, województwa (przy czym może to być też kilka jednostek administracyjnych) czy też cały kraj;
– termin rozpoczęcia i termin zakończenia zbiórki publicznej – tutaj również nie ma ograniczeń może to być jeden dzień, tydzień, rok, a także dłuższy okres niż jeden rok przy czym są inne obowiązki sprawozdawcze o czym później;
– przewidywane koszty niezbędne do zorganizowania i przeprowadzenia zbiórki, które zostaną pokryte z zebranych ofiar.
W przypadku gdy zgłoszenie zbiórki publicznej dokonuje pełnomocnik należy załączyć do zgłoszenia zbiórki publicznej oryginał albo kopię pełnomocnictwa (kopią pełnomocnictwa jest w przypadku zgłaszania zbiórki w formie elektronicznej np. skan tego dokumentu). Również należy pamiętać o uiszczeniu kwoty 17,00 złotych tytułem opłaty skarbowej od złożenia dokumentu pełnomocnictwa.
Wzór zgłoszenia zbiórki publicznej jest także udostępniony nieodpłatnie na portalu zbiórek publicznych, a także można go znaleźć w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie wzorów dokumentów dotyczących zbiórek publicznych.
Gdy zgłaszającym zbiórkę jest komitet społeczny, członkowie komitetu muszą do zgłoszenia dołączyć akt założycielski. W zależności od formy sporządzenia zgłoszenia należy w sposób tożsamy sporządzić akt założycielski tj.:
– w przypadku formy elektronicznej – z wykorzystaniem formularza elektronicznego udostępnionego nieodpłatnie na portalu zbiórek publicznych przez ministra właściwego do spraw administracji publicznej opatrzonego kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi, podpisami zaufanymi lub podpisami osobistymi przez członków komitetu społecznego;
– w przypadku formy papierowej – według wzoru udostępnionego nieodpłatnie na portalu zbiórek publicznych przez ministra właściwego do spraw administracji publicznej opatrzonego własnoręcznymi podpisami przez członków komitetu społecznego;
Publikacja informacji o zgłoszeniu zbiórki publicznej
Minister właściwy do spraw administracji publicznej po stwierdzeniu, że zgłoszenie wypełniono prawidłowo zamieszcza informację na portalu zbiórek publicznej o zgłoszeniu zbiórki publicznej w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania zgłoszenia w postaci elektronicznej albo 7 dni roboczych od dnia otrzymania zgłoszenia w postaci papierowej.
Po umieszczeniu zgłoszenia na portalu zbiórek publicznych nadawany jest numer zbiórki publicznej, którym należy się posługiwać w trakcie prowadzenia zbiórki publicznej.
Obowiązek zapewnienia identyfikatorów
Ustawa nakłada obowiązek zapewnienia przez organizatora zbiórki osobom przeprowadzającym zbiórkę publiczną identyfikatory zawierające imię i nazwisko osoby przeprowadzającej zbiórkę publiczną oraz w szczególności informacje o nazwie, celu zbiórki publicznej i jej organizatorze oraz numer zbiórki publicznej.
Aktualizacja danych zgłoszenia zbiórki publicznej
Jeśli zajdzie konieczność zmiany danych w zgłoszeniu np. będziemy chcieli zmienić miejsce prowadzenia zbiórki to należy doręczyć zaktualizowane zgłoszenie zbiórki publicznej w postaci elektronicznej albo papierowej w terminie 30 dni od dnia, w którym zmiana nastąpiła.
Dopuszczalna jest również zmiana celu zbiórki publicznej jeżeli cel podany w zgłoszeniu został osiągnięty lub ze względów obiektywnych nie może być dalej realizowany, o ile realizacja nowo zgłoszonego celu pozostaje w zakresie tych samych zadań ze sfery zadań publicznych, określonych w art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, lub pozostaje w zakresie celów religijnych.
W przypadku zmiany składu komitetu społecznego należy doręczyć ministrowi właściwemu do spraw administracji publicznej, w postaci elektronicznej albo papierowej, zaktualizowane zgłoszenie zbiórki publicznej wraz z dołączonym do niego aktem założycielskim, a zmiana składu komitetu społecznego jest skuteczna z dniem zamieszczenia na portalu zbiórek publicznych informacji o zaktualizowanym zgłoszeniu zbiórki publicznej.
Uzupełnienie braków zgłoszenia zbiórki publicznej
Przepisy u.z.p.z.p. przewidują również możliwość uzupełnienia braków zgłoszenia i w przypadku gdy zgłoszenie zostało wypełnione w sposób nieprawidłowy lub w przypadku gdy do zgłoszenia nie dołączono aktu założycielskiego, minister właściwy do spraw administracji publicznej niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 3 dni roboczych od daty wpływu zgłoszenia dla zgłoszeń dokonanych w postaci elektronicznej i nie później niż w terminie 7 dni roboczych od daty wpływu zgłoszenia dla zgłoszeń dokonanych w postaci papierowej wzywa zgłaszającego zbiórkę publiczną do uzupełnienia braków zgłoszenia w terminie 7 dni z pouczeniem, że nieusunięcie braków spowoduje pozostawienie zgłoszenia bez rozpoznania.
W takim przypadku informacja o zgłoszeniu zbiórki publicznej zamieszcza na portalu zbiórek publicznych w terminach przewidzianych dla zgłoszenia bez braków liczonych od dnia otrzymania uzupełnionego zgłoszenia.
Odmowa zamieszczenia informacji o zgłoszeniu zbiórki publicznej na portalu zbiórek publicznych
W przypadkach gdy:
- wskazany w zgłoszeniu cel zbiórki publicznej jest niezgodny z prawem lub wykracza poza sferę zadań publicznych, określonych w art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, albo nie jest celem religijnym, a w przypadku komitetu społecznego – również jest niezgodny z celem, w jakim komitet został powołany;
- do dnia wpływu zgłoszenia zbiórki publicznej, sprawozdanie z poprzedniej zbiórki publicznej, nie zostało zamieszczone na portalu zbiórek publicznych, pomimo upływu terminu
– minister właściwy do spraw administracji publicznej odmawia, w drodze decyzji administracyjnej, zamieszczenia informacji o zgłoszeniu zbiórki publicznej na portalu.
Decyzja jest wydawana w terminie 3 dni roboczych dla zgłoszeń dokonanych w postaci elektronicznej i w terminie 7 dni roboczych dla zgłoszeń dokonanych w postaci papierowej. Co istotne mamy możliwość złożenia wniosku do Ministra o ponowne rozpatrzenie sprawy.
Sporządzenie sprawozdania z przeprowadzonej zbiórki publicznej oraz ze sposobu rozdysponowania zebranych ofiar
Kolejnym obowiązkiem organizatora jest sporządzenie odpowiednich sprawozdań tj. z przeprowadzenia zbiórki publicznej w ciągu 30 dni od zakończenia zbiórki publicznej oraz ze sposobu rozdysponowania ofiar przy czym należy je przesłać:
– w terminie 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego, a jeżeli ofiary w tym terminie nie zostaną rozdysponowane, również w terminie 3 miesięcy od zakończenia każdego roku obrotowego do momentu rozdysponowania zebranych ofiar – w przypadku organizacji, o których mowa w art. 3 pkt 1 i 2 u.z.p.z.p. (tj. organizacja pozarządowa lub podmiot, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie);
– w terminie 30 dni od zakończenia 12-miesięcznego okresu od zakończenia zbiórki publicznej, a w przypadku gdy ofiary w tym terminie nie zostaną rozdysponowane, również w terminie 30 dni od zakończenia każdego kolejnego 12-miesięcznego okresu, aż do momentu rozdysponowania zebranych ofiar – w przypadku komitetów społecznych.
Sprawozdania w przypadku zbiórek trwających dłużej niż rok
W przypadkach zbiórek trwających dłużej niż rok, organizator ma dodatkowy obowiązek sporządzenia w trakcie trwania przeprowadzania zbiórki publicznej sprawozdań:
– z przeprowadzenia zbiórki publicznej z podaniem wartości i rodzaju zebranych dotychczas ofiar – w terminie 30 dni od zakończenia każdego 6-miesięcznego okresu prowadzenia zbiórki, przy czym pierwszy okres liczy się od dnia rozpoczęcia zbiórki publicznej;
– ze sposobu rozdysponowania ofiar – w terminie 30 dni od dnia zakończenia każdego 12 miesięcznego okresu, przy czym pierwszy okres liczy się od dnia rozpoczęcia zbiórki publicznej, aż do momentu rozdysponowania ofiar.
Wszystkie rodzaje wzorów sprawozdań również można znaleźć w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie wzorów dokumentów dotyczących zbiórek publicznych.
Forma składania sprawozdań
Podobnie jak w przypadku form zgłoszenia zbiórek publicznych sprawozdania również można sporządzić w dwóch formach:
– elektronicznej – z wykorzystaniem formularza elektronicznego udostępnionego nieodpłatnie, które to sprawozdanie następnie osoba uprawniona do reprezentowania organizatora zbiórki opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym;
– papierowej – według wzoru udostępnionego nieodpłatnie na portalu zbiórek publicznych, które to sprawozdanie osoba uprawniona do reprezentowania organizatora zbiórki opatruje własnoręcznym podpisem;
Sprawozdania są zamieszczane na portalu zbiórek publicznych.
Uzupełnianie braków sprawozdań
Jeśli sprawozdanie zawiera braki minister właściwy do spraw administracji publicznej niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 3 dni roboczych od daty wpływu sprawozdania dla sprawozdań sporządzonych w postaci elektronicznej i nie później niż w terminie 7 dni roboczych dla sprawozdań sporządzonych w postaci papierowej wzywa organizatora zbiórki do uzupełnienia braków sprawozdania w terminie 14 dni z pouczeniem, że nieusunięcie braków spowoduje niezamieszczenie przesłanego sprawozdania na portalu zbiórek publicznych.
Akty prawne:
- Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. 1960 nr 30 poz. 168 ze zm.);
- Ustawa z dnia 20 maja 1971 r. Kodeks wykroczeń (Dz.U. 1971 nr 12 poz. 114 ze zm.);
- Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. 2003 nr 96 poz. 873 ze zm.);
- Ustawa z dnia 14 marca 2014 r. o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych (Dz.U. 2014 poz. 498 ze zm.);
- Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 czerwca 2014 r. w sprawie wzorów dokumentów dotyczących zbiórek publicznych (Dz.U.2014.833 z dnia 2014.06.25).
Orzeczenia:
- wyrok Sądu Najwyższego z dnia 9 listopada 1971 r., sygn. akt: V KRN 219/71, LEX nr 612256.
Inne dokumenty:
- Projekt ustawy oraz uzasadnienie projektu ustawy – o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych z projektem aktu wykonawczego, Druk nr 1726, Warszawa, 16 września 2013 r.
Przemysław Klimek – aplikant radcowski przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Warszawie, absolwent kierunku prawo na Uniwersytecie w Białymstoku. Prowadzi własną działalność gospodarczą w zakresie świadczenia usług prawnych. Doświadczenie zdobywał już na studiach poprzez praktykę i pracę w kancelariach adwokatów i radców prawnych, kancelarii notarialnej oraz w Studenckiej Poradni Prawnej działającej przy Wydziale Prawa Uniwersytetu w Białymstoku w sekcji prawa cywilnego oraz sekcji mediacji. Od 2014 r. zaangażowany w działalność trzeciego sektora. Od 2015 r. związany z fundacją Instytut Suwerennej, w której zasiadał w Zarządzie jako Wiceprezes i następnie Prezes Zarządu, a obecnie pełni funkcję członka Rady Fundacji. Ponadto pełni rolę członka organów kontroli w innych organizacjach pozarządowych: w Fundacji w Dobrym Tonie, w Związku Stowarzyszeń Konfederacja Inicjatyw Pozarządowych Rzeczypospolitej, Stowarzyszeniu Koliber oraz Fundacji Scytia.