To już blisko trzy lata temu weszła w życie ustawa o kołach gospodyń wiejskich. Wiele, działających wcześniej nieformalnie grup, zarejestrowało się w Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, skuszone wówczas dotacjami od 3000 do 5000 złotych. I bardzo dobrze. Ale teraz, jak już koło działa, to trzeba zadbać o poprawność dokumentacji i ewentualnie poprawić statut.
Członkowie KGW
Przede wszystkim warto pamiętać, że członkami koła gospodyń wiejskich może być każda osoba, która ukończyła lat 18, ale za zgodą rodziców także osoby, które ukończyły lat 13. Dzięki temu można zaangażować młodszych, tak by już powoli uczyli się działalności społecznej.
Odnośnie członków jest jedna ważna formalność, o której trzeba pamiętać. Koło gospodyń wiejskich do 28 lutego każdego roku zgłasza do Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa listę członków koła według stanu na 31 grudnia roku poprzedniego.
Co prawda w przepisach jest napisane, że obowiązek ten nie dotyczy kół, w których od 31 grudnia roku poprzedniego nie nastąpiły zmiany w składzie osobowym, ale gdybym, to ja był przewodniczącym KGW, to i tak bym zgłosił aktualne zestawienie członków.
Zebranie Koła
W ustawie też są zadania, które koło musi wykonać. Zebranie Koła musi koniecznie podjąć uchwałę o
– kierunkach działalności koła (czyli jakie są plany na najbliższe lata);
– przyjęciu sprawozdania merytorycznego (za rok poprzedni);
– przyjęciu sprawozdania finansowego, o ile nie jesteśmy na uproszczonej księgowości;
– udzieleniu absolutorium członkom zarządu koła;
– oznaczaniu najwyższej sumy zobowiązań, jaką koło może zaciągnąć (czyli trzeba określić kwotę, na którą zarząd może zawrzeć na przykład umowę z ARiMR, gdyż bez tej uchwały nie można podpisać umowy z kimkolwiek).
Przepis mówi, że zarząd koła zwołuje zebranie członków koła gospodyń wiejskich przynajmniej raz w roku, w ciągu sześciu miesięcy po upływie roku obrotowego, czyli najpóźniej do 30 czerwca.
Warto pamiętać, że zebranie członków koła gospodyń wiejskich może podejmować uchwały jedynie w sprawach objętych porządkiem obrad, podanych do wiadomości członków koła w terminach i w sposób określony w statucie. Ja bym podpowiedział, by zawsze w programie posiedzenia dopisać ostatni punkt: wolne wnioski.
Uchwały zebrania koła są podejmowane zwykłą większością głosów w obecności co najmniej połowy uprawnionych do głosowania – tak większość kół ma zapisane w swoich statutach. I na dodatek jeszcze wpisany jest drugi termin zwołania zebrania, jakby nie przyszła co najmniej połowa w pierwszym. Zawsze zadaje pytanie po co? Szczególnie, że czasem bardzo trudno zebrać wymaganą liczbę osób. A można przecież wpisać do statutu, że zebranie odbywa się i jest ważne bez względu na liczbę członków na posiedzeniu.
Z obrad zebrania członków koła sporządza się protokół, który podpisuje przewodniczący zebrania oraz inne osoby wskazane w statucie. Protokoły przechowuje zarząd koła co najmniej przez dziesięć lat.
Skład i liczbę członków zarządu koła określa statut. Statut może przewidywać zarząd jednoosobowy, którym jest przewodniczący, i ustalać wymagania wobec osoby wchodzącej w skład zarządu lub przewodniczącego w zarządzie jednoosobowym.
Co do sposobu reprezentacji i zaciągania zobowiązań finansowych, to nie muszą to być dwie osoby, a tak jak zostanie to określone w statucie. Wystarczy, że będzie to jedna osoba.
Cele
W przykładowym statucie załączonym do ustawy są wypisane cele. Ale są one bardzo ograniczone. Warto pomyśleć czy nie dodać jeszcze kolejnych. Na przykład: rozwój społeczności lokalnych; pomoc społeczna, w tym pomocy rodzinom i osobom w trudnej sytuacji życiowej oraz wyrównywanie szans tych rodzin i osób; wspieranie rodziny i systemu pieczy zastępczej; działalność charytatywna; ochrona i promocja zdrowia; działalność na rzecz osób niepełnosprawnych; działalność na rzecz osób w wieku emerytalnym; nauka, szkolnictwo wyższe, edukacja, w tym edukacja pozaszkolna, oświata i wychowanie; działalność na rzecz dzieci i młodzieży, w tym wypoczynku dzieci i młodzieży; kultura, sztuka, ochrona dóbr kultury i dziedzictwa narodowego; wspieranie i upowszechnianie kultury fizycznej; ekologia i ochrona zwierząt oraz ochrona dziedzictwa przyrodniczego; turystyka i krajoznawstwo; ratownictwo i ochrony ludności; promocja i organizacja wolontariatu; działania z zakresu rewitalizacji.
Dzięki dodaniu wszystkich lub choć części powyższych zapisów będzie można sięgnąć po znacznie więcej środków finansowych, ale i działać w większej ilości obszarów na terenie naszej wsi. Może to też poszerzyć obszar naszej ewentualnej działalności zarobkowej.
Składki członkowskie
Często źle rozumiana jest kwestia składek członkowskich. W KGW są one nieobowiązkowe. To znaczy, o ile w statucie zostanie zapisany obowiązek ich pobierania, to będą. Jak nic się o tym nie wspomni, to ich nie będzie. Najważniejsze, by w treści statutu nie wpisywać konkretnej kwoty, a zostawić to do decyzji Zebrania Koła. Wtedy, jak nastąpi zmiana, to nie będzie trzeba tego zgłaszać do Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa.
Wszystkie zmiany w statucie czy zarządzie zgłasza się do powiatowej Agencji Modernizacji i Restrukturyzacji Rolnictwa.
Zebranie Członków KGW
Pamiętajcie, że zarząd koła musi raz w roku zwołać formalne zebranie członków. Macie na to sześć miesięcy po upływie roku obrotowego. Rok obrotowy, to rok, w którym rozliczacie się z księgowości. Jeżeli nic dodatkowo nie zgłosiliście do Urzędu Skarbowego, to zebranie musi się odbyć do 30 czerwca.
Zarząd koła zwołuje zebranie członków koła także na żądanie nie mniej niż trzech członków koła. Jednakże w statucie możecie określić, że liczba członków potrzebna do zwołania zebrania będzie większa.
Zebranie członków koła gospodyń wiejskich może podejmować uchwały jedynie w sprawach objętych porządkiem obrad, podanych do wiadomości członków koła w terminach i w sposób określony w statucie. Czyli wasz statut określa jak zwołujecie zebranie koła. Warto przy tym pamiętać, że nie muszą być dwa terminy, wystarczy jeden. Bez tak zwanego quorum. Tu też trzeba pamiętać, że zebranie może zająć się tylko tematami, które są w programie. Warto zatem dodać punkt: sprawy różne lub wolne wnioski.
Uchwały są podejmowane zwykłą większością głosów w obecności co najmniej połowy uprawnionych do głosowania – tak jest zapisane w ustawie. Ale jest też dopisek, że można ustalić inny wymagany próg. I warto to zrobić, bo czasem jest trudno zebrać chociażby połowę członków.
Z obrad zebrania członków koła sporządza się protokół, który podpisuje przewodniczący zebrania oraz inne osoby wskazane w statucie. To oznacza, że statut musi określić, kto poza przewodniczącym podpisuje statut. Może to być na przykład protokolant. A sam protokół przechowuje zarząd koła co najmniej przez dziesięć lat od zebrania.
Zarząd KGW
Skład i liczbę członków zarządu koła określa statut. Statut może przewidywać zarząd jednoosobowy, którym jest przewodniczący, i ustalać wymagania wobec osoby wchodzącej w skład zarządu lub przewodniczącego w zarządzie jednoosobowym. Zazwyczaj jednak zarząd składa się z trzech lub pięciu osób. Warto jest by zarząd był większy, gdyż łatwiej jest wtedy podejmować nowe działania.
Członków zarządu koła, w tym przewodniczącego i jego zastępców, wybiera i odwołuje zebranie członków.
W statucie też decyduje się ilu członków zarządu musi być na posiedzeniu, by uchwała była ważna. Tu warto pomyśleć, by to była jednak połowa członków zarządu.
Majątek koła
Majątek koła gospodyń wiejskich powstaje ze składek członkowskich, darowizn, spadków, zapisów, dochodów z własnej działalności, dochodów z majątku koła oraz z ofiarności publicznej.
Koło gospodyń wiejskich może przyjmować darowizny, spadki i zapisy oraz korzystać z ofiarności publicznej.
Warto zwrócić uwagę, na tą ofiarność publiczną, bo to nic innego, jak zbiórki publiczne. Łatwo się je rejestruje i łatwo rozlicza. A wszystko można zrobić elektronicznie.
Do przeprowadzenia zbiórki wystarczy poprawnie wypełnione zgłoszenie. Dane zawarte w zgłoszeniu są zamieszczane na portalu zbiórek, dzięki czemu każdy może sprawdzić, kto prowadzi zbiórkę i na jaki cel.
Zgłoszenie zbiórki publicznej należy doręczyć w postaci elektronicznej lub papierowej do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji. Po weryfikacji formalnej dane w nim zawarte zostają zamieszczone na portalu zbiórek.
Polecam zajrzeć na stronę: zbiorki.gov.pl To naprawdę proste rozwiązanie, a i można zebrać środki, które potem przydadzą się na działanie KGW.
Bardzo ważną sprawą dotyczącą majątku jest również kwestia tego, że dochód z działalności koła gospodyń wiejskich służy realizacji celów statutowych i nie może być przeznaczony do podziału między jego członków. To pozwala bardzo często wywnioskować, że KGW jest organizacją pozarządową.
Rozliczenie finansowe
W tym artykule tylko zacznę ten wątek, bo związanych z nim jest więcej informacji. Ważne jest, by pamiętać o podstawowych sprawach.
Jeżeli wasze koło nie przekracza obrotu 100 000 złotych rocznie, to możecie korzystać z uproszczonej księgowości, na podstawie rozporządzenie ministra finansów z dnia 7 stycznia 2019 r. w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów przez koła gospodyń wiejskich. Większość kół została zgłoszona do uproszczonej księgowości przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa.
Zawsze polecam, by uproszczoną ewidencję kosztów i przychodów prowadzić w wersji elektronicznej, bo wtedy łatwiej wszystko zliczyć. Elektroniczny excel, wraz z formułami zliczającymi jest dostępny na stronie ngo.pl.
Pamiętajcie, że do 31 marca trzeba złożyć do urzędu skarbowego CIT8 i CIT8/0. Od tego roku podpisuje się tylko elektronicznie. Zadbajcie o ePUAP, by w ostatnim dniu nie było problemu.
KGW jak restauracja
Koło, które przygotowuje żywność czy to na sprzedaż, czy to do spożycia w trakcie jakiegoś wydarzenia, czy do rozdawania nie podlega żadnym zwolnieniom, takim jak agroturystyka czy rolniczy handel detaliczny.
Oznacza to, że trzeba przejść rejestrację kuchni, w której przygotowuje się posiłki w Powiatowej Inspekcji Sanitarnej. Może to być pełna kuchnia, tak jak w restauracji lub tak zwana kuchnia domowa.
Czym jest taka kuchnia domowa? Cytując za gov.pl:
Zgodnie z aktualnym stanem prawnym, osoba rozpoczynająca działalność w zakresie produkcji żywności w pomieszczeniach używanych głównie jako prywatne domy mieszkalne zobowiązana jest do uzyskania wpisu do rejestru zakładów prowadzonego przez Powiatowego Państwowego Inspektora Sanitarnego. Wpis zakładu do rejestru nie podlega opłatom.
Wymagania dla pomieszczeń mieszkalnych, w których prowadzona jest produkcja/przetwarzanie żywności:
– pomieszczenia powinny być tak usytuowane, zaprojektowane i skonstruowane oraz utrzymywane w czystości, dobrym stanie i kondycji technicznej, aby uniknąć ryzyka zanieczyszczenia, w szczególności przez zwierzęta i szkodniki;
– muszą być dostępne odpowiednie urządzenia, aby utrzymać właściwą higienę personelu (włącznie ze sprzętem do higienicznego mycia i suszenia rąk, higienicznymi urządzeniami sanitarnymi i przebieralniami);
– powierzchnie do kontaktu z żywnością muszą być w dobrym stanie, łatwe do czyszczenia i w miarę potrzeby, dezynfekcji. Wymaga to stosowania gładkich, zmywalnych, odpornych na korozję i nietoksycznych materiałów, chyba że przedsiębiorstwa sektora spożywczego mogą zapewnić właściwe organy, że inne użyte materiały są odpowiednie;
– należy zapewnić warunki do czyszczenia i w miarę potrzeby, dezynfekcji narzędzi do pracy i sprzętu;
– należy ustanowić odpowiednie przepisy/zasady, dla środków spożywczych które będą czyszczone, aby dokonywać tego w sposób higieniczny;
– należy zapewnić odpowiednią ilość gorącej i/lub zimnej wody pitnej;
– należy zapewnić odpowiednie warunki i/lub udogodnienia dla higienicznego składowania i usuwania niebezpiecznych i/lub niejadalnych substancji i odpadów (zarówno płynnych, jak i stałych);
– należy zapewnić odpowiednie udogodnienia i/lub warunki dla utrzymywania i monitorowania właściwych warunków termicznych żywności;
– środki spożywcze muszą być tak umieszczone, aby unikać, na tyle, na ile jest to rozsądnie praktykowane, ryzyka zanieczyszczenia.
Niezbędne jest wdrożenie i stosowanie procedury opartej na zasadach systemu HACCP. Procedura powyższa jest opracowywana na potrzeby kontroli wewnętrznej i ma zapewnić bezpieczeństwo żywności poprzez przestrzeganie zasad higieny. Zasady określone w ww. procedurze powinny być przestrzegane przez wszystkie osoby mające kontakt z żywnością, a na żądanie organów urzędowej kontroli żywności muszą być przedstawiane dowody potwierdzające wdrożenie i stosowanie tej procedury w zakładzie.
W przypadku produkcji żywności na małą skalę, jak na przykład w odniesieniu do domowej produkcji żywności, można rozważyć zastosowanie tzw. elastycznego podejścia do wymagań higienicznych, zgodne ze stanowiskiem zawartym w dokumencie pt. „Zbiór wytycznych w zakresie wdrażania procedur opartych na zasadach HACCP oraz ułatwień we wdrażaniu zasad HACCP w niektórych przedsiębiorstwach sektora spożywczego” opublikowanym na stronie internetowej Komisji Europejskiej oraz dostępnym na stronie internetowej Głównego Inspektoratu Sanitarnego w materiałach poniżej.
Jednakże w każdym tego typu przypadku, również w przypadku niewielkich rozmiarów produkcji żywności, decydująca jest ocena ryzyka i skala zagrożeń ze względu na bezpieczeństwo żywności. Produkcja w kuchni domowej może być prowadzona po wnikliwej analizie warunków sanitarnych procesu produkcji oraz zagrożenia związanego z rodzajem żywności, która miałaby być przygotowywana, skali produkcji oraz grupy konsumentów, do której będzie kierowany produkt (nie każdy rodzaj żywności ze względu na ryzyko, jakie ze sobą niesie, może być wytwarzany w typowych warunkach domowych; nie każde warunki domowe pozwalają na wytworzenie każdego rodzaju środków spożywczych). Nawet produkcja, czy przetwórstwo żywności na niewielką skalę, ze względu na rodzaj żywności tzw. wysokiego ryzyka, może eliminować możliwość elastycznego podejścia w zakresie procedur kontroli wewnętrznej.
Niestety wiele z tych wytycznych jest mocno ogólnych. Przez to każdy powiatowy inspektor sanitarny może po swojemu zinterpretować te przepisy. A to oznacza, że identyczna kuchnia w jednym powiecie może uzyskać rejestrację, a w drugim już nie. Dlatego zawsze polecam, by jednak przed dokonaniem takiej rejestracji dowiedzieć się jakie są wymagania we właściwej dla nas inspekcji.
Pamiętać trzeba, że produkcja, przetwarzanie żywności bez takiej rejestracji grozi karami. Może więc nie warto ryzykować i jednak przejść tą procedurę aby mieć spokojną głowę.
Andrzej Rybus – Tołłoczko – administratywista, ukończył Wydział Prawa i Administracji na Uniwersytecie Kardynała Stefana Wyszyńskiego, 10 lat pracował w urzędach samorządowych (m.in. w Urzędzie Miasta Stołecznego Warszawy i Urzędzie Miasta Płocka) i rządowych (Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie). Od ponad 20 lat działa w sektorze pozarządowym. Szkoli w całej Polsce przedstawicieli organizacji pozarządowych i urzędów z ofert realizacji zadań publicznych, pozyskiwania środków, ochrony danych osobowych, zmian w prawie, wprowadzania narzędzi partycypacyjnych. Jest współprzewodniczącym Mazowieckiej Rady Działalności Pożytku Publicznego przy Marszałku Województwa Mazowieckiego, przewodniczącym Konwentu Wojewódzkich Rad Działalności Pożytku Publicznego.