Większość kół działających na podstawie Ustawy z dnia 9 listopada 2018 roku o kołach gospodyń wiejskich korzysta z przewidzianych w niej uproszczeń i prowadzi ewidencję w sposób opisany w Rozporządzeniu ministra finansów z dnia 7 stycznia 2019 r. w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów przez koła gospodyń wiejskich. Należy zwrócić uwagę, że UEPiK jest ewidencją podatkową i co za tym idzie rozporządzenie nie reguluje bardzo wielu istotnych kwestii dotyczących rozliczeń finansowych w KGW. Jedną z nich jest obrót środkami finansowymi.
Zdecydowanie najłatwiejszą i najbezpieczniejszą metodą dokonywania płatności jest obrót bezgotówkowy. Domeną naszych czasów jest to, że zakupy w sieci stały się bardziej powszechne niż zakupy w sklepach stacjonarnych, a banki prześcigają się w ofertach i posiadają wiele nowoczesnych narzędzi ułatwiających dokonywanie płatności bezgotówkowych. Całkiem realną obecnie opcją jest całkowita rezygnacja z tradycyjnej kasy w kole gospodyń wiejskich. Jakie zalety ma takie rozwiązanie?
- Wszystkie wpływy i wydatki koła widoczne są na jednym dokumencie – wyciągu bankowym. Wyciąg zawiera dodatkowo informację o saldzie czyli środkach na rachunku bankowym. W przypadku rezygnacji z kasy byłaby to jednocześnie pełna i zwięzła informacja o całkowitych środkach finansowych jakimi dysponuje koło.
- Mniejsze obciążenie związane z rozliczeniami finansowymi ponieważ nie ma potrzeby sporządzania dodatkowych raportów dotyczących wpływów i wydatków gotówkowych albo wypisywania pokwitowań na wpłacane w gotówce składki czy darowizny
- Ograniczenie ryzyka utraty środków finansowych na skutek kradzieży lub zgubienia, pod warunkiem przestrzeganiu zasad bezpieczeństwa w sieci.
Oczywiście całkowite wyeliminowanie obrotu gotówkowego może stanowić pewien problem, na przykład wtedy, gdy koło gospodyń wiejskich prowadzi działalność polegająca na sprzedaży swoich wyrobów osobom fizycznym albo prowadzi zbiórki publiczne. Można tutaj co prawda zastosować takie rozwiązania jak zakup terminala płatniczego lub przyjmowanie płatności blikiem, a zbiórki publiczne zastąpić zbieraniem środków przez portale internetowe. Istnieje jednak ryzyko, że część osób zrezygnuje w takim przypadku z zakupu lub wpłacenia datku.
Biorąc pod uwagę wszystkie za i przeciw takiego rozwiązania kwestia ewentualnej rezygnacji z obrotu gotówkowego pozostaje do indywidualnego rozważenia w każdym kole gospodyń wiejskich. Jeśli przeważą korzyści, wskazane jest aby decyzja taka przyjęła postać formalnego zapisu, na przykład w postaci uchwały. Regulacja taka może się znaleźć jako dodatkowy nieobowiązkowy punkt w Opisie zasad prowadzenia UEPiK. Jest to wewnętrzny dokument, który powinno posiadać każde koło prowadzące uproszczoną ewidencję, zgodnie z §4 ust. 2 Rozporządzenia w sprawie prowadzenia UEPiK przez KGW. Dodatkowo można też przyjąć i zapisać uregulowanie, że w przypadku dokonania przez członków lub członkinie koła zakupów gotówkowych, wydatek ten zostanie rozliczony przez dokonanie refundacji kwoty zakupu z rachunku bankowego koła na konto osoby, która zapłaciła gotówką. Taki formalny zapis może okazać się przydatny w przypadku rozliczania w ten sposób wydatków sfinansowanych z dotacji.
Zaprezentowane powyżej rozwiązanie może okazać się inspirujące ale w rzeczywistości transakcje gotówkowe są nadal bardzo powszechną formą przyjmowania i regulowania płatności w kołach gospodyń wiejskich. Stąd bardzo częste są pytania o to, jak je prawidłowo dokumentować i rozliczać. Rozporządzenie w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów przez koła gospodyń wiejskich całkowicie przemilcza ten temat. O ile wyciąg bankowy jest tam wymieniony jako jeden z dokumentów stanowiących podstawę zapisów w ewidencji, o tyle nie ma tam wprost słowa na temat raportów kasowych lub dokumentów potwierdzających przyjęcie lub wypłatę gotówki. Można by było zatem przyjąć, że dokumenty potwierdzające operacje kasowe kryją się pod pojęciem innych dowodów opłat i dokumentów o którym mowa w §7 pkt 5 Rozporządzenia.
Z jakimi zdarzeniami gospodarczymi powiązane są najczęściej transakcje gotówkowe w KGW? Zdecydowanie na pierwszym miejscu powinno się tutaj wymienić składki członkowskie. Praktyka jest bardzo różna. Często składki zbierane są przez jedną osobę, która wpłaca je później również jako jedną zbiorczą wpłatę na konto KGW. Zdarza się nawet, że przelewane są z prywatnego konta osoby, która zebrała je w gotówce. Mało tego, bywa, że wpłata na konto opiewa na kwotę niższą niż rzeczywiście zebrane składki ponieważ z zebranej gotówki rozliczone zostały wydatki, które członkowie lub członkinie koła zapłacili z własnych środków gotówką. Czy operacje gotówkowe w KGW zostały prawidłowo rozliczone? Żeby odpowiedzieć na to pytanie należy się zastanowić, czy taka forma rozliczeń zapewnia przejrzystość finansów koła i nie wzbudza wątpliwości w zakresie ich prawidłowego ujęcia w ewidencji podatkowej?
Sposób konstrukcji UEPiK pozwala na wyodrębnienie przychodów i kosztów, ale nie pokazuje przepływu środków finansowych. Aby móc stwierdzić, czy rozliczenia i stan kasy w kole są prawidłowe wskazane jest sporządzanie raportów kasowych i ujmowanie w nich w sposób chronologiczny i rzetelny wszystkich operacji związanych z przychodem i rozchodem gotówki. Podstawą zapisów w raportach powinny być dokumenty obce zawierające formułkę „zapłacono gotówką” lub sporządzone przez osobę odpowiedzialną za przechowywanie i rozliczanie kasy kwity kasa przyjmie (KP) oraz kasa wyda (KW). Raport kasowy jest dokumentem analogicznym jak wyciąg bankowy i w podsumowaniu wykazuje saldo kasowe. Jeśli koło gospodyń wiejskich sporządza raporty kasowe i saldo na raporcie jest zgodne z rzeczywistym stanem gotówki oznacza to, że rozliczenia są prowadzone prawidłowo.
Pisząc o gotówce w KGW należy również wspomnieć o takim pojęciu jak pogotowie kasowe. Pogotowie kasowe jest to kwota której wysokość ustala się biorąc pod uwagę z jednej strony zapewni płynność transakcji gotówkowych, a z drugiej bezpieczeństwo jeśli chodzi o ryzyko ewentualnej utraty na skutek kradzieży lub zdarzenia losowego. Każdy podmiot, w tym również koło gospodyń wiejskich, powinno ustalić kwotę pogotowia kasowego, czyli kwotę pieniędzy która może być przechowywana w gotówce. Każda kwota wykraczająca ponad pogotowie kasowe powinna być niezwłocznie wpłacana na konto. Najbardziej wskazane i wzbudzające najmniej wątpliwości jest wpłacenie gotówki bezpośrednie na konto koła. Użyczanie prywatnego konta do tego typu transakcji może zakłócać przejrzystość rozliczeń finansowych, a jest ono szczególnie ważne w kołach gospodyń wiejskich ponieważ działają w sferze pożytku i często otrzymują na realizację swoich działań środki publiczne.
Podsumowując powyższe rozważania, rozporządzenie w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów przez koła gospodyń wiejskich nie reguluje wszystkich aspektów prowadzenia rozliczeń finansowych. Wiele kwestii, w tym również decyzja czy w podmiocie będzie prowadzona kasa (rozliczenia gotówkowe) pozostaje po stronie samego KGW. Na pewno tym, na co należy zwrócić szczególną uwagę jest fakt, że koło gospodyń wiejskim jest odrębnym bytem prawnym oraz podatkowym i wszelkie rozliczenia finansowe między kołem a jego członkami powinny być prowadzone w sposób zapewniający jawność i transparentność.
Katarzyna Kobosko (Ośrodek Wspierania Organizacji Pozarządowych w Białymstoku) – księgowa, specjalista ds. finansów i rozliczenia organizacji pozarządowych