Trudno wyobrazić sobie koło gospodyń wiejskich, które prowadzi działalność bez korzystania z przedmiotów stanowiących rzeczowy majątek trwały. Zgodnie z definicją zapisaną w ustawie o rachunkowości środkami trwałymi są rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Na początku swojej działalności KGW użytkują zazwyczaj sprzęt i wyposażenie należące do członków koła, ale z czasem stają się zazwyczaj coraz bardziej zasobne i zaczynają pozyskiwać własne składniki majątku. Środki trwale mogą zostać nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, ale mogą by również przyjęte do użytkowana na podstawie umowy najmu, dzierżawy czy leasingu.
Ustawa o rachunkowości nie określa minimalnej wartości początkowej środka trwałego. Aby uniknąć wprowadzania do ewidencji i amortyzowania drobnych przedmiotów, które spełniają kryteria do uznania je za środki trwałe, ale mają bardzo niską wartość, koła gospodyń wiejskich prowadzące pełną księgowość powinny pamiętać, żeby zawrzeć w polityce rachunkowości stosowne zapisy precyzujące graniczne wartości początkowe do jakich:
- nabycie środka trwałego ujmują w całości kosztach zużycia materiałów,
- środek trwały wprowadzają do ewidencji, ale amortyzują jednorazowo w całości w miesiącu przyjęcia do użytkowania.
Wszystkie środki trwałe o wartości początkowej przekraczającej ustalone limity podlegają ujęciu w ewidencji środków trwałych i amortyzacji rozłożonej w czasie. Stawki amortyzacji mogą być ustalane indywidualnie dla każdego środka trwałego lub można wprowadzić w polityce rachunkowości zapis mówiący, że jednostka dokonuje odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środków trwałych według zasad określonych w przepisach podatkowych. Rozwiązanie takie stanowi duże uproszczenie przy prowadzeniu pełnej księgowości, ponieważ pozwala na uniknięcie rozbieżności pomiędzy księgowym i podatkowym rozliczaniem amortyzacji.
Dokumentem na podstawie którego wprowadza się środek trwały do ewidencji jest dowód OT, zawierający w szczególności takie dane, jak:
- numer dokumentu;
- faktyczną datę przyjęcia środka trwałego do użytkowania (może być inna niż data zakupu);
- szczegółowe dane – opis środka trwałego;
- numer inwentarzowy;
- symbol KŚT;
- wartość początkową;
- metodę i stawkę amortyzacji;
- podpisy osób odpowiedzialnych za powierzone mienie.
Wartość początkową środka trwałego ustala się na poziomie ceny nabycia lub kosztu wytworzenia powiększone o wydatki związane z zakupem, naliczone przed rozpoczęciem użytkowania środka trwałego. Jeśli środek trwały został nabyty w drodze darowizny, wartość początkową ustala się na poziomie wyceny rynkowej dokonanej komisyjnie przez członków koła. Sporządza się wówczas protokół nieodpłatnego przyjęcia środka trwałego oraz określa jego wartość, potwierdzoną podpisami członków komisji.
Koła gospodyń wiejskich prowadzące uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów zobowiązane są do stosowania przepisów zawartych w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia UEPiK oraz ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Rozporządzenie wprowadza obowiązek prowadzenia wykazu środków trwałych oraz określa jego wzór. Nie definiuje jednak ani pojęcia, ani wartości środka trwałego. Kwestie sporne rozstrzyga ustawa CIT, która różnicuje ujęcie zakupu środka trwałego w ewidencji podatkowej ze względu na wartość początkową. Jeśli jest ona wyższa niż kwota 10000,00 zł składnik majątku należy bezwzględnie ująć w wykazie środków trwałych i począwszy od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia do użytkowania rozpocząć amortyzację z zastosowaniem stawki zgodnej z tabelą stanowiącą załącznik do ustawy CIT. Jeśli wartość początkowa nie przekracza kwoty 10000,00 zł KGW ma do wyboru następujące rozwiązania:
- może nie wprowadzać środka trwałego do ewidencji i nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych;
- może wprowadzić składnik majątku do wykazu środków trwałych i dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w miesiącu przyjęcia do użytkowania.
Wiele podmiotów stosuje rozwiązanie pośrednie i ustala wewnętrznie dodatkowy limit niższy niż 10000,00 zł który określa minimalną wartość początkową składnika rzeczowego uznawanego za środek trwały. Nabycie przedmiotów o wartości początkowej poniżej tej kwoty rozliczane jest bezpośrednio w kosztach jednostki, środki trwałe o wartości początkowej nieprzekraczającej kwoty 10000,00 zł amortyzowane są jednorazowo w miesiącu przyjęcia do ewidencji, a wszystkie środki trwałe których wartość początkowa przekracza 10000,00 zł, zgodnie z zapisami Ustawy CIT podlegają amortyzacji w czasie.
Zalecane jest, aby KGW podjęło wewnętrzną decyzję o stosowanym w swojej jednostce rozwiązaniu i zapisało to w dokumencie wewnętrznym, np. jako dodatkowy punkt w Opisie zasad prowadzenia UEPiK.
Należy pamiętać, że nabyte lub wytworzone środki trwałe stanowią majątek odrębny od majątku członków koła i z tego względu warto zadbać o właściwe oznaczenie składników rzeczowych, które pozwoli na identyfikację kiedy i z jakich środków zostały zakupione lub nabyte nieodpłatnie. W szczególności dotyczy to sytuacji, kiedy są to przedmioty zakupione ze środków publicznych lub otrzymane w darowiźnie. Majątek trwały powinien też podlegać okresowej inwentaryzacji, czyli uzgodnieniu rzeczywistego stanu posiadanych przedmiotów z ewidencją. Spis z natury jest doskonałą okazją by zweryfikować w jakim stanie jest majątek koła:
- podjąć ewentualną decyzję o likwidacji tych przedmiotów, które nie nadają się już do użytku;
- uporządkować i uzupełnić dokumentację związaną z użytkowaniem środków trwałych nienależących do koła;
- zawrzeć umowy najmu lub nieodpłatnego użytkowania, uzupełnić dokumenty dotyczące środków trwałych otrzymanych w darowiźnie;
- zidentyfikować i sprzedać lub przekazać innemu podmiotowi składniki majątku, które są zdatne do użytku, ale z różnych względów nieprzydatne i niewykorzystywane w obecnej działalności koła;
- podsumować posiadane zasoby rzeczowe i zaplanować rzeczywiste zapotrzebowanie w kontekście kolejnych zakupów;
- stwierdzić rzeczywiste braki inwentarza i podjąć działania mające na celu odzyskanie zagubionych lub utraconych przedmiotów.
Szczegółowe terminy i zasady przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych zawarte są w ustawie o rachunkowości. Dokonując likwidacji środków trwałych należy zwrócić uwagę na jej prawidłowe udokumentowanie. Podstawą do wykreślenia środka trwałego z ewidencji jest dokument LT zawierający w szczególności takie dane jak:
- numer i datę wystawienia;
- datę i sposób rzeczywistej likwidacji;
- numer inwentarzowy;
- uzasadnienie;
- podpisy członków komisji likwidacyjnej.
Niektóre przedmioty nie mogą być po prostu wyrzucone na śmietnik, np. sprzęt elektroniczny. W takiej sytuacji koło gospodyń wiejskich powinno zadbać, aby posiadać właściwe dokumenty potwierdzające utylizację elektrośmieci. W innym przypadku może zostać obciążone karami za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących ochrony środowiska.
Majątek trwały koła gospodyń wiejskich mogą stanowić również wartości niematerialne i prawne. Są to prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności: autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje, prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych, know-how. W odróżnieniu od środków trwałych wartości niematerialne i prawne nie mogą być wytworzone we własnym zakresie tylko nabyte. Zasady dotyczące ujmowania w ewidencji i rozliczania są bardzo podobne do stosowanych przy nabyciu środków trwałych, łącznie z obowiązującym w Ustawie CIT limitem 10000,00 zł wartości początkowej do której można dokonywać jednorazowej amortyzacji lub ujęcia wydatku bezpośrednio w kosztach.
Katarzyna Kobosko (Ośrodek Wspierania Organizacji Pozarządowych w Białymstoku) – księgowa, specjalista ds. finansów i rozliczenia organizacji pozarządowych